A. Verarbeitungsprozesse

1. Zweck und Empfänger

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient ausschließlich den zu erbringenden Service­leistungen, die in Verbindung Ihrer Inanspruchnahme der angebotenen Leistungen stehen, z. B. der Anmietung von Büroräumen und somit

• der Erfüllung von Interessens- und vorvertraglichen Maßnahmen dienen oder 
• auf einem Vertrag basieren oder 
• gesetzlichen Verpflichtungen entsprechen.

Ihre Daten können ggfs. an folgende Empfänger übermittelt werden:

• Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO (z.B. Rechenzentrum) im Zuge der Auftragsverarbeitung.
• Sonstige Dritte im Rahmen der Funktionsübertragung.
• Öffentliche Stellen aufgrund rechtlicher Vorschriften.

Eine Übermittlung Ihrer Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. der Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nicht. Weitere Informationen finden Sie auch in Kapitel II, Ziffer 2

2. Besuche auf der Website „Augsburg Office Center“

In Verbindung mit Ihrem Zugriff auf diese Website werden allgemeine Informationen, sog. Server-Log-Files, automatisch protokolliert: Hierzu gehören Browsertyp und -version, Betriebssystem, Name und zugehörige Verweildauer der aufgerufenen Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugangs, verwendete Suchmaschinen, Namen heruntergeladener Dateien sowie die Referrer URL und Ihre IP (Internet Protocol)-Adresse. Die statistische Auswertung der Datensätze erfolgt ausschließlich anonymisiert. Weitere Auswertungen dienen der technischen Optimierung der Webseite. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen kombiniert. Wir behalten uns jedoch eine nachträgliche Prüfung von Protokolldaten vor, falls ein berechtigter Verdacht der rechtswidrigen Nutzung besteht.

3. Vertragsschluss

Für die Vertragsanbahnung bzw. zur Vertragsdurchführung benötigen wir Angaben zu Ihrem Namen, Anschrift (Postadresse), Rufnummern sowie E-Mail-Adressen und ggf. Registernummern und Sie erhalten bei Vertragsabschluss eine Kundenummer.
Die Miete ermitteln wir auf Basis Ihres Kunden oder Mitgliederbestands, Ihre Bankverbindung (SEPA-Mandat) wird für Abrechnungszwecke benötigt.

4. E-Mail

Aus Sicherheitsgründen möchten wir Sie bitten, auf vertrauliche Inhalte zu verzichten. Sie können gerne das Kontaktformular nutzen, das SSL verschlüsselt und Ihnen mehr Sicherheit bietet.
Falls Sie Kontakt per E-Mail mit uns aufnehmen, benötigen wir zur Beantwortung Ihrer Anfrage, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen zur persönlichen Ansprache und den Grund Ihrer Kontaktaufnahme. Wir speichern Absenderinformationen und Inhalte nur so lange, bis der Zweck hierzu entfallen ist.  

5. Kontaktformular

Sofern Sie Kontakt mit uns aufnehmen möchten und das Kontaktformular befüllen, benötigen wir Angaben, die es uns ermöglichen, mit Ihnen zu kommunizieren. Diese Angaben umfassen zumindest Ihren Namen, E-Mail-Adresse sowie der Grund Ihrer Anfrage. Wir löschen alle Angaben zum Kontaktformular, wenn der Grund zur Kontaktaufnahme entfallen ist und gesetzliche Anforderungen einer Löschung nicht entgegenstehen.

B. Speichern personenbezogener Daten

Daten, die Sie zur Verarbeitung an uns senden, werden bei der Übertragung zu unseren eigenen Servern bzw. zu Servern von externen deutschen Rechenzentren verschlüsselt. Zur Verschlüsselung verwendet der gängige SSL Code (Secure Socket Layer Protocol). Alle Zugriffe und Zugriffsversuche werden protokolliert. Bitte achten Sie deshalb auf aktuelle Browserversionen. Wir arbeiten mit der eigenentwickelten Office Software der SEWOBE AG und hosten Ihre Daten in einem deutschen Rechenzentrum.
Werden von der SEWOBE personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung an Dienstleister weitergeleitet, so sind diese an die jeweils gültigen Rechtsvorschriften gebunden.

C. Aufbewahrungs- und Löschfristen

1. Fristen

Die Speicherung von IP Adressen erfolgt aus Gründen der Datensicherheit sowie der Gewährleistung der Stabilität und der Betriebssicherheit des Systems. Die Dauer der Speicherung richtet sich nach den jeweils gültigen Gesetzesvorgaben. Ihre personenbezogenen Daten werden nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

2. Ihre Daten im Falle einer Kündigung

Sie sind und bleiben Alleinberechtigter an Ihren Daten. Im Falle einer Kündigung löschen wir Ihre Daten, falls keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dagegen sprechen.

1. Grundsätzliches

Innerhalb dieser Website sind Online-Angebote von Drittanbietern (z.B. Facebook, YouTube, Twitter etc.) integriert. Um auf die Inhalte der Drittanbieter zugreifen zu können, ist der Austausch der IP Adresse technische Voraussetzung, da diese für die Darstellung der Inhalte notwendig ist. Leider haben wir keinen Einfluss darauf, dass Drittanbieter Ihre IP Adresse nur zur Lieferung des Angebots zu verwenden Wir sind bemüht, nur solche Anbieter auszuwählen, die die IP Adresse nur für die Herstellung der Inhalte verwenden, jedoch haben wir keinen Einfluss darauf, ob diese Drittanbieter Ihre IP Adresse auch für statische Zwecke speichern. Bitte machen Sie sich mit den Datenschutzerklärungen der Anbieter vertraut, bevor Sie Dienste von Drittanbietern verwenden. Der Einfachheit halber stellen wir Ihnen die Links zu den einzelnen Diensten zur Verfügung.

2. Cookies

Um Ihren Besuch auf der SEWOBE Website nutzerfreundlich zu gestalten und die bestimmte Funktionen erlauben zu können, werden auf verschiedenen Seiten Cookies (kleine Textdateien)  und Plug-ins von sozialen Netzwerken (z. b. Facebook, Twitter, Xing etc.) verwendet. Diese dienen der Steuerung der Internetverbindung während Ihres Aufenthalts auf der SEWOBE Webseite bzw. analysieren die Nutzung der Website. Cookies beinhalten technische Informationen und können durch Beschränkungen die Funktionalität der Website beeinträchtigen.
Wir informieren Sie über den Einsatz von Cookies bereits beim Zugriff auf unsere Website. Sie können im oberen Teil der Website im „Cookie Panel“ sehen, welche Arten von Cookies wir verwenden und wie lange diese gespeichert werden. Sie können die angezeigten Cookies beschränken oder zulassen. Alternativ können Sie Cookies auch anhand Ihrer Browsereinstellungen über deren Annahme oder Ablehnung entscheiden.

3. Google Analytics

Diese Website nutzt den Webanalysedienst von Google Analytics der Google Inc. Google Analytics speichert kleine Textdateien, sog. Cookies,  durch einen Internetserver auf Ihrem Rechner, die eine Analyse Ihres Nutzerverhaltens auf der SEWOBE Website ermöglichen. Die durch die Cookies gesammelten Informationen werden in der Regel an einen Server in den USA transferiert, ausgewertet und gespeichert. Diese Informationen werden genutzt, um die Besucherströme und Aktionen auf der Website der SEWOBE auszuwerten und entsprechende Berichte über die erfolgten Webseitenaktivitäten zu erstellen. Darüber hinaus können weitere Dienstleistungen für die SEWOBE als Webseitenbetreiber erbracht werden. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website, wird Ihre IP Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Sie haben die Möglichkeit, den Einsatz von Google Analytics zu verhindern, indem Sie in Ihrer Browser-Software die Speicherung von Cookies ablehnen. Dies kann es jedoch zu Beeinträchtigungen von Funktionen einzelner Websites kommen (siehe Ziffer 2. Dieses Kapitels). Ferner können Sie die Übertragung und Verarbeitung Ihrer Daten durch Google Analytics verhindern, indem Sie die die unter folgenden Links verfügbaren Browser Plug-ins herunterladen und installieren tools.google.com/dlpage/gaoptout

Weitere Informationen zu den Datenschutzbestimmungen von Google Angeboten finden Sie unter:http://www.google.com/analytics/learn/privacy.html. 

Google Analytics deaktivieren

4. Verwendung von Web Fonts

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in Ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen.

Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Die Nutzung von Google Web Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von Ihrem Computer genutzt. Weitere Informationen zu Google Web Fonts finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq und in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.com/policies/privacy/.

Nachfolgend werden die Begriffe der EU-DSGVO gemäß Artikel 4 erläutert.

„Personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

„Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

„Einschränkung der Verarbeitung“ die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

„Profiling“ jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

„Pseudonymisierung“ die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.

„Dateisystem“ jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird.

„Verantwortlicher“ die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so können der Verantwortliche beziehungsweise die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

„Auftragsverarbeiter“ eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

„Empfänger“ eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, denen personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger. Die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung.

„Dritter“ eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

„Einwilligung“ der betroffenen Person jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

„Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“ eine Verletzung der Sicherheit, die zur Vernichtung, zum Verlust oder zur Veränderung, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt, die übermittelt, gespeichert oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden.

„Genetische Daten“ personenbezogene Daten zu den ererbten oder erworbenen genetischen Eigenschaften einer natürlichen Person, die eindeutige Informationen über die Physiologie oder die Gesundheit dieser natürlichen Person liefern und insbesondere aus der Analyse einer biologischen Probe der betreffenden natürlichen Person gewonnen wurden.

„Biometrische Daten“ mit speziellen technischen Verfahren gewonnene personenbezogene Daten zu den physischen, physiologischen oder verhaltenstypischen Merkmalen einer natürlichen Person, die die eindeutige Identifizierung dieser natürlichen Person ermöglichen oder bestätigen, wie Gesichtsbilder oder daktyloskopische Daten.

„Gesundheitsdaten“ personenbezogene Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer natürlichen Person, einschließlich der Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen, beziehen und aus denen Informationen über deren Gesundheitszustand hervorgehen.

Hauptniederlassung“ Im Falle eines Verantwortlichen mit Niederlassungen in mehr als einem Mitgliedstaat den Ort seiner Hauptverwaltung in der Union, es sei denn, die Entscheidungen hinsichtlich der Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten werden in einer anderen Niederlassung des Verantwortlichen in der Union getroffen und diese Niederlassung ist befugt, diese Entscheidungen umsetzen zu lassen. In diesem Fall gilt die Niederlassung, die derartige Entscheidungen trifft, als Hauptniederlassung.im Falle eines Auftragsverarbeiters mit Niederlassungen in mehr als einem Mitgliedstaat den Ort seiner Hauptverwaltung in der Union oder, sofern der Auftragsverarbeiter keine Hauptverwaltung in der Union hat, die Niederlassung des Auftragsverarbeiters in der Union, in der die Verarbeitungstätigkeiten im Rahmen der Tätigkeiten einer Niederlassung eines Auftragsverarbeiters hauptsächlich stattfinden, soweit der Auftragsverarbeiter spezifischen Pflichten aus dieser Verordnung unterliegt.

„Vertreter“ eine in der Union niedergelassene natürliche oder juristische Person, die von dem Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter schriftlich gemäß Artikel 27 bestellt wurde und den Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter in Bezug auf die ihnen jeweils nach dieser Verordnung obliegenden Pflichten vertritt.

„Unternehmen“ eine natürliche und juristische Person, die eine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt, unabhängig von ihrer Rechtsform, einschließlich Personengesellschaften oder Vereinigungen, die regelmäßig einer wirtschaftlichen Tätigkeit nachgehen.

„Unternehmensgruppe“ eine Gruppe, die aus einem herrschenden Unternehmen und den von diesem abhängigen Unternehmen besteht.

„Verbindliche interne Datenschutzvorschriften“ Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, zu deren Einhaltung sich ein im Hoheitsgebiet eines Mitgliedstaats niedergelassener Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter verpflichtet im Hinblick auf Datenübermittlungen oder eine Kategorie von Datenübermittlungen personenbezogener Daten an einen Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter derselben Unternehmensgruppe oder derselben Gruppe von Unternehmen, die eine gemeinsame Wirtschaftstätigkeit ausüben, in einem oder mehreren Drittländern.

„Aufsichtsbehörde“ eine von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 51 eingerichtete unabhängige staatliche Stelle.

„Betroffene Aufsichtsbehörde“ eine Aufsichtsbehörde, die von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffen ist, weil

• der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter im Hoheitsgebiet des Mitgliedstaats dieser Aufsichtsbehörde niedergelassen ist,
• diese Verarbeitung erhebliche Auswirkungen auf betroffene Personen mit Wohnsitz im Mitgliedstaat dieser Aufsichtsbehörde hat oder haben kann oder
• eine Beschwerde bei dieser Aufsichtsbehörde eingereicht wurde.

„Grenzüberschreitende Verarbeitung“ entweder

• eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die im Rahmen der Tätigkeiten von Niederlassungen eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters in der Union in mehr als einem Mitgliedstaat erfolgt, wenn der Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter in mehr als einem Mitgliedstaat niedergelassen ist, oder
• eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die im Rahmen der Tätigkeiten einer einzelnen Niederlassung eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters in der Union erfolgt, die jedoch erhebliche Auswirkungen auf betroffene Personen in mehr als einem Mitgliedstaat hat oder haben kann.

* Quelle: intersoft consulting